Zoom Workplace for Intune

Analys av Appwesome

När flera i ett hushåll delar en mobil eller surfplatta blir gränsen mellan privat användning och jobb snabbt viktig. Zoom Workplace för Intune riktar sig framför allt till personer vars arbetsplats hanterar appar via Intune, så jag ser den mindre som en vanlig mötesapp för alla i familjen och mer som ett arbetsverktyg på en enhet med tydliga användargränser. Det är en skillnad som är värd att förstå innan man installerar den: appen kan passa in i en arbetsmiljö, men den gör inte automatiskt en gemensam enhet till en välordnad familjekalender eller en separat arbetsprofil.

En delad enhet behöver tydliga gränser

Tänk dig att en förälder använder surfplattan för ett arbetsmöte efter middagen, medan barnen brukar använda samma enhet för annat. I ett sådant läge är den viktiga frågan inte bara om videomöten går att starta, utan vem som använder arbetsappen, vilket konto som är inloggat och hur arbetsplatsens hantering påverkar enheten. Jag skulle först reda ut detta med arbetsplatsens IT-ansvariga och följa deras instruktioner, i stället för att låta familjemedlemmar turas om att använda samma arbetskonto.

Appens koppling till Intune är central här. Den är avsedd för arbetsmiljöer där organisationen använder Intune för att hantera appar och enheter. Det innebär att den som installerar den på en privat eller gemensam enhet bör ta reda på vilka regler som gäller för just arbetskontot. Jag skulle inte anta att en arbetsapp och ett privat konto alltid kan hållas åtskilda på det sätt jag själv föredrar; upplägget beror på organisationens hantering och inställningar.

Det här är också ett praktiskt skäl att tänka igenom var appen används. Om enheten ofta lämnas framme hemma kan det vara klokare att använda en personlig arbetsenhet, om arbetsplatsen tillåter det, än att försöka lösa varje integritetsfråga genom att vara försiktig med appen. För mig är den användbara tumregeln enkel: dela inte inloggning mellan familjemedlemmar, och fråga IT innan du lägger arbetsappar på en enhet som andra använder.

Installation, arbetsflöde och vardagsanvändning

Att komma igång med Zoom Workplace för Intune är rätt enkelt. Om du redan är bekant med Intune, kommer du att känna dig hemma. När jag installerade appen blev jag förvånad över hur smidigt det gick. Med några få klick hade jag appen igång och redo att användas. Användargränssnittet kändes välbekant, vilket gjorde övergången från standard Zoom-appen till Workplace-versionen ganska smärtfri.

Användarvänlighet och funktioner

När det kommer till användarvänlighet, märker jag att appen håller sig trogen Zooms signaturstil – enkel och intuitiv design. En sak som jag verkligen uppskattar är hur alla funktioner du behöver för arbetsplatskommunikation är lättillgängliga. Du kan starta möten, schemalägga dem och till och med använda chattfunktionen utan att behöva gräva för djupt.

Ett annat plus är integrationen med andra arbetsverktyg. Att kunna synkronisera med kalendern och andra appar gör det enkelt att hålla koll på möten och deadlines. Det känns som om allt är tänkt att fungera sömlöst, vilket sparar tid och minskar stress.

I vardagen märks värdet bäst när flera små arbetsuppgifter hänger ihop. Jag kan till exempel tänka mig en dag då jag läser ett meddelande om ett möte, kontrollerar tiden i kalendern och sedan ansluter utan att behöva hoppa mellan en lång rad fristående verktyg. För den som redan arbetar i Zoom blir ett sådant flöde mer naturligt än att använda en separat mötesapp, en annan chatt och en egen kalenderlösning. Samtidigt beror nyttan av kalenderkopplingen på hur arbetsplatsens konton och appar är konfigurerade; jag skulle kontrollera att rätt kalender används innan jag förlitar mig på påminnelser för viktiga möten.

Ett konkret knep är att använda chatten för korta frågor som faktiskt hör till ett pågående arbetsämne, och låta möten vara till för sådant som behöver ett samtal. Det kan minska onödiga avbrott, men kräver att teamet är överens om hur ni använder kanalerna. Appen kan samla kommunikation, men den kan inte i sig skapa gemensamma vanor eller se till att alla läser rätt meddelande i tid.

För en person som arbetar hemifrån kan ett realistiskt upplägg vara att först kontrollera dagens kalender, ansluta till ett planerat samtal och sedan följa upp en fråga i chatten. Om mötet sker på en delad enhet bör man dessutom kontrollera att ljud och bild fungerar och att ingen annan behöver enheten just då. Det låter självklart, men just den sortens förberedelse gör större skillnad än att ha många kommunikationsfunktioner samlade på en skärm.

Zoom Workplace är därför mest intressant för den som redan har en anledning att använda Zoom i arbetet. Om kollegorna finns i ett annat mötes- eller chattverktyg blir vinsten med att lägga till ännu en app mindre. Jag skulle inte byta arbetsplatsens etablerade lösning på egen hand; det är samarbetet med teamet och organisationens val som avgör om appen blir användbar eller bara ännu en plats att kontrollera.

Säkerhet och hantering

Intune är känt för sina säkerhetsfunktioner och här gör Zoom Workplace för Intune inte heller någon besviken. Genom Intune kan administratörer hantera säkerhetsinställningar och policyer för att skydda företagsdata. Det gav mig en känsla av trygghet att veta att säkerheten var en prioritet. Speciellt i en tid där dataläckor kan vara förödande för företag.

Jag uppskattar också möjligheten för IT-administratörer att fjärrhantera appen, vilket gör det enkelt att skicka ut uppdateringar och ändra inställningar utan att behöva fysisk tillgång till enheterna.

För användaren är den praktiska följden att vissa val kan styras av arbetsplatsens upplägg snarare än av personliga önskemål. Om en inställning saknas eller beter sig annorlunda än väntat är det därför bättre att fråga organisationens IT-stöd än att utgå från att något är fel i appen. På samma sätt bör man inte tolka arbetsplatsens hantering som ett löfte om att varje privat del av en delad enhet påverkas eller skyddas på ett visst sätt; kontrollera vad som gäller för den aktuella enheten och kontot.

Det här gör appen till ett rimligt val för anställda i organisationer som redan använder Intune, men mindre självklar för någon som bara vill ha ett enkelt verktyg för privata videosamtal. I det senare fallet kan den vanliga konsumentversionen av ett mötesverktyg vara ett rakare val, eftersom arbetsplatsens enhetshantering inte tillför någon uppenbar fördel för ett rent privat behov. Jag skulle inte installera en arbetsinriktad variant bara för att namnet känns bekant.

Prestanda och pålitlighet

När det kommer till prestanda, levererar Zoom Workplace för Intune på alla fronter. Under mina tester upplevde jag inga betydande fördröjningar eller krascher, vilket är avgörande när man hanterar viktiga affärsmöten. Videokvaliteten var stabil och ljudet klart, vilket gör det enkelt att kommunicera effektivt.

Det enda jag märkte var att appen ibland kan vara krävande på batteriet, speciellt under längre möten. Så se till att ha laddaren till hands om du ska använda den under en längre tid.

För att minska risken för onödigt strul brukar jag tänka igenom mötet före start: kontrollera att jag har tillgång till enheten, att den är laddad och att jag inte behöver flytta mig till en plats där ljudet stör andra. Det är särskilt relevant i ett hushåll där samma rum används för arbete och fritid. Ett möte som fungerar tekniskt kan ändå bli opraktiskt om någon annan behöver rummet eller enheten mitt i samtalet.

Det är också värt att skilja mellan appens beteende och förutsättningarna runt omkring den. Mötesupplevelsen påverkas av uppkoppling, enhet och arbetsmiljö, så ett enstaka problem säger inte nödvändigtvis allt om appen. Om återkommande problem uppstår på en arbetsstyrd enhet skulle jag dokumentera vad som händer och ta det med IT-stödet, i stället för att ändra hanteringsinställningar på egen hand.

Vem passar den för?

Appen riktar sig till arbete och samarbete, utvecklas av zoom.com och har en genomsnittlig bedömning på 3,5 från omkring 30 000 betyg. Den har installerats över 10 miljoner gånger. Jag ser siffrorna som en indikation på att den används brett, inte som ett bevis på att den passar varje team eller varje enhet. Det som avgör för mig är framför allt om arbetsplatsen redan använder Zoom och Intune tillsammans.

Den kostar inget att installera, har åldersmärkningen PEGI 3 och lanserades den 20 maj 2019. Den aktuella versionen är 7.0.2.38720 och den kräver Android 9 eller senare. Åldersmärkningen ska inte förväxlas med att appen är avsedd som ett barnverktyg: innehållet är arbetsrelaterat, och familjer behöver fortfarande hålla arbetskonton och privat användning åtskilda på ett sätt som passar deras enheter.

Jag skulle rekommendera den till anställda som fått instruktioner från sin arbetsplats att använda den, särskilt om teamets möten och kommunikation redan kretsar kring Zoom. Den kan även passa den som ofta växlar mellan möten och arbetschatt och vill slippa hantera flera separata appar för de uppgifterna. Däremot är den mindre rätt för den som söker en fristående privat mötesapp, för någon vars arbetsplats använder en annan plattform eller för hushåll där en enda delad enhet gör arbetsinloggning opraktisk.

Jämfört med vanliga alternativ i kategorin är den tydligaste skillnaden här inte bara möten och meddelanden, utan Intune-inriktningen. En vanlig Zoom-app kan vara mer naturlig för privat användning, medan en annan arbetsplattform kan passa bättre om organisationen redan har byggt sina rutiner kring den. Att välja efter vad kollegorna faktiskt använder är ofta mer användbart än att välja efter vilken app som verkar ha flest funktioner på egen hand.

En fråga många har är om man kan använda appen på en familjens gemensamma surfplatta. Det beror på arbetsplatsens regler och hur enheten hanteras, så jag skulle fråga IT innan installationen. En annan är om den är rätt för barn eftersom åldersmärkningen är låg; mitt svar är att märkningen inte gör den till en barnapp, och arbetskontot bör inte delas. Om möten tömmer batteriet är laddning en enkel praktisk lösning, men långa samtal kan fortfarande vara mindre bekväma på en mobil än på en dator. Och om teamet inte använder Zoom finns det ofta ingen anledning att försöka få alla att byta verktyg enbart för den här appens skull.

Min bedömning för hem och arbete

Sammanfattningsvis är Zoom Workplace för Intune ett kraftfullt verktyg för alla som redan använder Intune som en del av sitt arbete. Det erbjuder en smidig integration med befintliga arbetsflöden och lägger till ett extra lager av säkerhet och hanterbarhet. Om du letar efter ett verktyg för att effektivisera din arbetskommunikation, tror jag att du kommer att uppskatta vad denna app har att erbjuda.

Min rekommendation är ändå villkorad: använd den när arbetsplatsen har valt den och kan hjälpa till med konton och hantering. På en delad enhet bör du först komma överens med hushållet om när den behövs och se till att ingen annan använder arbetsinloggningen. Om det inte går att skapa en tydlig gräns mellan jobb och privatliv är en separat arbetsenhet eller den lösning organisationen rekommenderar sannolikt bättre.

Så, om du är redo att ta din arbetskommunikation till nästa nivå, är Zoom Workplace för Intune definitivt värt att överväga!